Cuando comienza una obra, existe una cifra que todos conocen: el presupuesto inicial. Sin embargo, conocer cuánto se había previsto gastar no significa saber cuánto está costando realmente el proyecto.
A medida que avanza una obra aparecen compras, subcontratas, certificaciones, modificaciones, gastos indirectos y otros costes que pueden alterar considerablemente las previsiones iniciales. Por eso, para conocer el coste real de una obra, es necesario realizar un seguimiento económico continuo y comparar lo previsto con lo que realmente está sucediendo.
Esta diferencia es fundamental para cualquier empresa constructora que quiera conocer la rentabilidad de sus proyectos y detectar a tiempo posibles desviaciones.
¿Qué entendemos por coste real de una obra?
El coste real de una obra es el importe que finalmente supone ejecutar un proyecto teniendo en cuenta los diferentes gastos asociados a su desarrollo. No se trata únicamente de sumar las facturas recibidas. Para tener una visión completa es necesario considerar los diferentes compromisos económicos adquiridos y la producción realmente ejecutada.
En términos generales, podemos distinguir entre:
- Coste previsto: lo que inicialmente se había presupuestado.
- Coste comprometido: gastos que la empresa ya ha contratado o comprometido, aunque todavía no se hayan facturado.
- Coste ejecutado: el coste asociado a los trabajos que ya se han realizado.
- Coste real: resultado económico que se obtiene al consolidar la información disponible y actualizar la previsión del proyecto.
Esta distinción permite entender algo importante: una obra puede parecer rentable hoy y dejar de serlo cuando se incorporen todos los costes pendientes.
El presupuesto inicial es solo el punto de partida
El presupuesto de una obra establece una previsión económica sobre la que se toman decisiones. Sin embargo, durante la ejecución pueden producirse situaciones que modifiquen esa previsión.
Una subida en el precio de determinados materiales, una modificación solicitada por el cliente, una desviación en las cantidades ejecutadas, un aumento de las horas de trabajo o un coste adicional de una subcontrata pueden hacer que el coste final sea diferente al inicialmente previsto.
Por eso, controlar únicamente el presupuesto inicial no permite saber si la obra está cumpliendo sus objetivos económicos. La clave está en actualizar las previsiones a medida que avanza el proyecto.
¿Qué costes hay que tener en cuenta?
Para calcular correctamente el coste de una obra es necesario contemplar las diferentes partidas que intervienen en su ejecución.
1. Materiales
Los materiales suelen representar una parte importante del coste de construcción. Hay que controlar tanto las cantidades previstas como las realmente utilizadas y el precio al que finalmente se adquieren.
No es suficiente con saber que se han comprado materiales por un determinado importe. También es necesario comprobar cómo se relaciona ese gasto con la producción ejecutada.
2. Mano de obra
Las horas de trabajo también deben formar parte del seguimiento económico. El coste previsto puede variar si aumentan las horas necesarias para realizar determinados trabajos, si se producen retrasos o si la productividad real es inferior a la estimada.
Un pequeño incremento en determinadas partidas puede terminar teniendo un impacto considerable sobre el margen de la obra.
3. Subcontratas
Las empresas constructoras trabajan habitualmente con diferentes proveedores y empresas subcontratadas. Por ello, es importante conocer cuánto se había previsto contratar, qué trabajos se han adjudicado finalmente, cuánto se ha certificado y cuál será el coste definitivo. Una subcontrata cuyo coste final supera lo previsto puede modificar de forma significativa la rentabilidad del proyecto.
4. Maquinaria y medios auxiliares
Grúas, maquinaria, herramientas, instalaciones provisionales y otros medios auxiliares también generan costes. Además, algunos de ellos pueden estar directamente relacionados con la duración de la obra. Si el proyecto se retrasa, determinados costes pueden prolongarse durante más tiempo del inicialmente previsto.
5. Costes indirectos
No todos los gastos están vinculados directamente a una unidad de obra: seguridad, instalaciones temporales, personal indirecto, administración de obra, desplazamientos u otros gastos generales también deben contemplarse en el análisis económico.
Ignorar estos costes puede generar una visión demasiado optimista del margen real del proyecto.
Coste previsto, comprometido y ejecutado: tres datos fundamentales
Una de las mejores formas de analizar la evolución económica de una obra es comparar diferentes estados del coste.
Imaginemos una partida de materiales con un presupuesto de 50.000 € y que durante la ejecución se realizan pedidos por valor de 47.000 €. En ese momento, el coste comprometido ya es de 47.000 €, aunque parte de esas compras todavía no haya sido facturada.
Posteriormente, el coste asociado a los trabajos realmente ejecutados puede ser diferente. Si únicamente analizamos las facturas recibidas, podríamos estar viendo una imagen incompleta de la situación económica.
Por eso es tan importante diferenciar entre lo previsto, lo comprometido y lo ejecutado. Esta información permite detectar posibles desviaciones antes de que aparezcan reflejadas definitivamente en el resultado de la obra.
¿Cómo detectar una desviación de costes?
Una desviación aparece cuando existe una diferencia significativa entre el coste previsto y el coste que realmente está teniendo —o previsiblemente tendrá— una determinada partida.
Por ejemplo:
Presupuesto previsto: 100.000 €
Coste actualizado: 112.000 €
Desviación: +12.000 €
El dato importante no es únicamente saber que existen 12.000 € de diferencia.
Lo realmente útil es conocer por qué se ha producido esa desviación.
¿Ha aumentado el precio de los materiales?
¿Se han ejecutado más unidades de las previstas?
¿Ha aumentado el coste de una subcontrata?
¿Se ha producido un retraso?
¿Ha habido trabajos adicionales?
Cuanto antes se identifique la causa, más posibilidades existen de tomar medidas.
El coste real debe analizarse durante toda la obra
Uno de los errores más habituales es esperar hasta el final del proyecto para analizar si la obra ha sido rentable. En ese momento ya es demasiado tarde para corregir muchas de las desviaciones que se han producido.
El control económico debe realizarse durante la ejecución, permitiendo comparar periódicamente la evolución real con las previsiones. Esto facilita la toma de decisiones y permite actuar sobre aquellas partidas que presentan una desviación antes de que tengan un impacto mayor sobre el margen.
Del coste real a la rentabilidad de la obra
Conocer el coste real de una obra es fundamental, pero el objetivo final es todavía más importante: conocer su rentabilidad. Para ello, hay que relacionar los costes con los ingresos previstos y con la producción realizada.
Una obra puede tener un volumen de facturación elevado y, sin embargo, ofrecer un margen muy reducido si sus costes han aumentado por encima de lo previsto. Por eso, el control económico no debería limitarse a responder a la pregunta: «¿Cuánto hemos gastado?». También debería permitir responder: «¿Cuánto nos está costando terminar la obra y qué margen podemos esperar al finalizarla?»
Esta segunda pregunta resulta mucho más útil para la gestión empresarial.
¿Cómo puede ayudar un software de control económico de obras?
Gestionar toda esta información requiere disponer de datos actualizados y relacionados entre sí. Un software para el control económico de obras como SIQ CONTROL permite centralizar la información y realizar un seguimiento continuo de presupuestos, costes, compras, subcontratas, certificaciones y producción.
En el caso de SIQ Control, el objetivo es facilitar una visión global de la situación económica de cada proyecto para que responsables de obra y dirección puedan consultar la información necesaria para tomar decisiones.
Controlar hoy para no descubrir mañana que la obra no era rentable
Calcular el coste real de una obra no es una operación que deba realizarse únicamente cuando el proyecto termina. Es un proceso continuo que requiere comparar previsiones, compromisos y ejecución para detectar desviaciones y actualizar las expectativas económicas del proyecto.
Cuanto antes se detecta una desviación, mayor es la capacidad de actuación.
Y en construcción, donde pequeñas diferencias pueden terminar teniendo un impacto importante sobre el margen, disponer de información económica fiable durante toda la obra puede marcar la diferencia entre terminar un proyecto según lo previsto o descubrir demasiado tarde que los números ya no cuadran.
En SIQ Control ayudamos a las empresas constructoras a disponer de una visión completa de la evolución económica de sus obras y a tomar decisiones basadas en información actualizada. Infórmate sobre nuestra herramienta en info@fairhall.es.